PT. Gifa Jaya Solusindo

PT. GIFA JAYA SOLUSINDO

IT Consultant & System Integrator

PROJECT PROPOSAL

Modernisasi Sistem

E-Recruitment v2.0

Solusi transformasi digital untuk infrastruktur rekrutmen yang aman, terukur, dan terintegrasi bagi PT Matsuo Precision Indonesia.

DITUJUKAN KEPADA

Management & HRD

PT. Matsuo Precision Indonesia

TANGGAL DOKUMEN

27 November 2025

Ref: GJS/PROP/XI/2025/MPI-001

01 ANALISIS SITUASI

Latar Belakang & Masalah

Sejak implementasi awal pada tahun 2023, sistem E-Recruitment PT Matsuo Precision Indonesia telah mendigitalkan proses penerimaan karyawan. Namun, seiring dengan pertumbuhan data pelamar yang kini mencapai 50.000+ pengguna dan perubahan standar teknologi global, sistem legacy (versi lama) menghadapi tantangan kritikal.

Berdasarkan evaluasi teknis tim Gifa Jaya Solusindo pada November 2025, kami mengidentifikasi tiga risiko utama yang perlu segera dimitigasi:

Teknologi Kadaluarsa (End-of-Life)

Critical

Sistem dibangun menggunakan Laravel 9, yang telah mencapai status End-of-Life (EOL) sejak Februari 2024. Tanpa pembaruan keamanan, sistem sangat rentan terhadap serangan siber, kebocoran data, dan eksploitasi vulnerability yang tidak ter-patch.

No Security Updates Vulnerability Risk

Risiko Skalabilitas

High Priority

Arsitektur server tradisional (Monolith) tidak dirancang untuk lonjakan trafik yang ekstrem. Tanpa sistem antrian modern seperti Redis Queue, proses blast notifikasi ke ribuan pelamar berisiko menyebabkan Server Down dan gangguan operasional.

Performance Bottleneck No Queue System

Inefisiensi Operasional

Medium Priority

Proses penyaringan ribuan CV masih dilakukan semi-manual. Tim HRD membuang ratusan jam kerja untuk seleksi administratif yang seharusnya bisa diotomatisasi dengan Applicant Tracking System (ATS).

Manual Process Time Consuming

Tujuan Transformasi (v2.0)

Migrasi ke Framework Latest Stable Version 2025
Automasi Seleksi (ATS-Lite)
Security Update Berkelanjutan
Keamanan Enterprise
02 TEKNOLOGI

Modern Architecture Stack

Arsitektur v2.0 dirancang menggunakan pendekatan Containerized Microservices untuk menjamin stabilitas, keamanan, dan kemudahan skalabilitas di masa depan.

CLOUDFLARE
DNS • WAF • DDoS Protection
TRAEFIK PROXY
Load Balancer & SSL Termination

LARAVEL 12

Core Application

PHP 8.3 LTS 2029

MySQL 8.4

Relational Database

Isolated Secure

REDIS

Queue Management

Fast Async
Powered by Docker Engine

Mengapa Traefik?

Traefik bertindak sebagai pintu gerbang cerdas yang mengatur lalu lintas data masuk. Ia memastikan request dari 50.000 user didistribusikan dengan efisien ke container aplikasi.

Peran Redis Worker

Tugas berat seperti kirim email massal atau WA Blast diproses di "belakang layar" (Background Job) menggunakan Redis Queue.

03 FITUR UTAMA

Detail Fitur Unggulan

1. Simulasi ATS-Lite (Auto Scoring)

Sistem mengubah kualifikasi pelamar menjadi skor kuantitatif (0-100%) secara otomatis menggunakan algoritma matching cerdas.

Input HRD

Bobot Kriteria

Data Pelamar

Isi Formulir

Smart Algorithm

Matching Process

Ranking

Top Talent

Contoh Hasil Auto-Scoring
1
Budi Santoso
95% Match

2. Modern UI/UX Design

Responsive

Dark Mode

Intuitive Nav

Color System

3. Intuitive CMS/Dashboard

1,247
Total Pelamar
89
Interview
34
MCU
12
Diterima

Real-time Analytics

Dashboard interaktif dengan grafik real-time.

Custom Reports

Laporan kustomisasi dengan filter fleksibel.

Drag & Drop

Interface user-friendly untuk pengelolaan konten.

04 ROADMAP

Timeline Implementasi

1

Minggu 1

Infrastructure Setup

• Docker Configuration
• Database Migration
• Server Provisioning

2

Minggu 2

Core Development

• Laravel 12 Migration
• ATS Logic Building
• API Development

3

Minggu 3

Integration Phase

• Agency Portal
• WhatsApp Gateway
• Email System

4

Minggu 4

Testing & Launch

• UAT Testing
• Bug Fixing
• Go-Live Production

05 INVESTASI

Opsi Investasi

Opsi A

AS-IS Recovery

Pemulihan fungsi dasar sistem lama (Tanpa jaminan keamanan & pengembangan)

Rp 60 jt
Scope Maintenance:
Preventive: Server Monitoring.
Corrective: Restart Service / Restore Backup jika down.
Disclaimer Keras:
TIDAK ADA Change Request (CR).
TIDAK ADA Security Patch Update.
TIDAK ADA Library/Package Update.

(Alasan: Core Framework sudah EOL/Mati, tidak memungkinkan untuk di-update)

Risiko keamanan & operasional sepenuhnya ditanggung klien

RECOMMENDED
Opsi B

Full Managed Service

Upgrade total teknologi dengan layanan purna jual terkelola penuh

Rp 105 jt
Scope Maintenance Lengkap:
Preventive: Rutin update Security Patch & Library terbaru (Jaminan Keamanan Jangka Panjang).
Corrective: Prioritas perbaikan bug coding (Bug Fixing) jika ada error fungsi.
Change Request: Include Minor CR (ubah teks, ganti logo, geser tombol) dengan batasan wajar (max 2x/bulan).
Fitur Unggulan:
Laravel 12 + Docker + Traefik

Modern containerized architecture

ATS-Lite Automation

Intelligent candidate scoring

Fresh UI Design

Tampilan Dasboard dan Portal terbaru yang lebih Mobile Friendly

Investasi Jangka Panjang (3-5 Tahun)

* Harga belum termasuk PPN 11%. Infrastruktur VPS (Server) disediakan oleh Klien.

06 DUKUNGAN JANGKA PANJANG

Rencana Dukungan Jangka Panjang (Year 2+)

Setelah tahun pertama implementasi, kami menawarkan paket perpanjangan yang fleksibel untuk memastikan sistem E-Recruitment v2.0 Anda terus berjalan optimal, aman, dan selalu relevan dengan kebutuhan bisnis.

Standard Maintenance

Menjaga ketersediaan server dan backup data rutin.

Rp 15 jt / Tahun
Fitur Checklist:
Server Health Monitoring (24/7)
Daily Database Backup
Restore Support (Jika Server Down)
Domain & SSL Monitoring
Tidak Termasuk:
No Security Patch Updates
No Change Request
No Priority Support
BEST VALUE

Premium Managed Service

Solusi lengkap untuk keamanan, pembaruan, dan fleksibilitas sistem.

Rp 35 jt / Tahun
Semua Fitur Standard, Plus:
Periodic Security Patch & Library Updates (Laravel/PHP)
Minor Change Request (Max 24x / Tahun)
Priority Bug Fixing
WhatsApp Gateway License Renewal (Worth Rp 1.5 Jt)
Laporan Bulanan Performa Sistem

* Biaya ini hanya berlaku untuk perpanjangan kontrak tahun ke-2 dan seterusnya.

Komitmen Kami

PT Gifa Jaya Solusindo berkomitmen untuk menjadi mitra teknologi strategis bagi PT Matsuo Precision Indonesia.

Kami percaya bahwa transformasi sistem rekrutmen ini bukan hanya tentang pembaruan aplikasi, tetapi tentang meningkatkan kecepatan, akurasi, dan kualitas dalam mendapatkan talenta terbaik bagi perusahaan.

Hormat Kami,

Mahmud P Siregar

Business Development Manager

PT. Gifa Jaya Solusindo

PT. Gifa Jaya Solusindo

PT. GIFA JAYA SOLUSINDO

IT Consultant & System Integrator

Jl. Jelupang Raya No. 28 RT. 09, RW. 03, Kel. Jelupang, Kec. Serpong Utara, Kota Tangerang Selatan, 15332

www.gifajayasolusindo.id   info.sales@gifajayasolusindo.id